Implementar tecnología en el área de personas siempre se siente como un avance, pero ¿qué pasa cuando la herramienta no cumple lo que prometió? Muchas empresas se quedan atrapadas en sistemas que no funcionan solo por miedo al caos que implica apagarlos.

Ese miedo tiene un nombre: barreras de salida. No es solo dinero; es tiempo, energía y el riesgo de perder información valiosa.

El costo de "decir adiós"

Desactivar un sistema no es gratis. Se calcula que el costo de salida puede rondar entre el 80% y el 120% de lo que pagas por el servicio al año. ¿Por qué es tan caro?

1. El rescate de tu información: Los proveedores suelen cobrar (o dificultar) la entrega de tus datos históricos. Limpiar y mudar años de legajos y nóminas es una tarea titánica.

2. El bache de productividad: Tu equipo ya sabe usar el sistema actual (aunque sea malo). Al quitarlo, habrá un periodo de confusión y lentitud mientras se adaptan a la nueva forma de trabajar.

3. Las "letras chiquitas" del contrato: Muchas licencias exigen avisar con 3 o 6 meses de antelación. Si te vas antes, te cobran multas. Además, si el sistema está vinculado a otros (como el de contabilidad), podrías perder descuentos en paquete.

Recomendaciones para una salida estratégica

• No te lleves la basura: No intentes migrar cada clic de los últimos 10 años. Definí qué es legalmente obligatorio conservar y qué podés dejar atrás.

• Negocia un acceso de consulta: Antes de cortar el servicio, pedí una licencia básica para entrar solo a mirar datos históricos sin poder editar nada. Esto te da tranquilidad durante la transición.

• La verdad por delante: Hablá con los empleados. Explicales que el cambio es para mejorar su experiencia, no para sumarles trabajo. La resistencia al cambio baja cuando hay transparencia.

Puntos de control (Checkpoints) para tu plan de baja

Antes de apretar el botón de "apagar", asegurate de haber cumplido con estos pasos:

• Propiedad de los datos: Confirma legalmente que el proveedor te entregará la información en formatos fáciles de abrir (como Excel, CSV o PDF) y no en archivos cifrados que solo ellos entienden.

• Cierre de conexiones: Asegurate de que el sistema viejo deje de "hablar" con tu plataforma de pagos, correos o el sistema de fichaje para evitar errores de duplicidad.

• Respaldo de seguridad: Descarga todos los documentos críticos (contratos firmados, recibos de sueldo y evaluaciones) antes del último día de contrato.

• Revocación de permisos: Quita el acceso a todos los usuarios, especialmente a los administradores, para evitar que alguien entre a un sistema que ya no está bajo supervisión.

• Anulación de pagos automáticos: Avisa a finanzas para detener cualquier factura recurrente o renovación automática de licencias.
  

Conclusión:

Si el sistema actual te quita más de lo que te da, el costo de salida es, en realidad, una inversión en libertad. No dejes que una mala decisión del pasado frene el futuro de tu departamento.

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