Cuando el proceso no existe
¿Por qué definir procesos de RRHH es tan importante para implementar sistemas de gestión?
IMPLEMENTANDO HRIS
Aarón Rayú
3/10/20263 min read
Hablemos de algo concreto. ¿Qué pasa cuando el proceso no existe dentro de un Modelo Operativo de RRHH?
No está documentado. No está acordado. No tiene responsables claros.
Funciona… hasta que intentamos sistematizarlo.
El caso típico: “El proceso de contratación”
Casi todas las empresas dicen que tienen proceso de contratación. Pero cuando llega el momento de implementarlo en un sistema de RRHH, aparece la realidad.
En teoría, las etapas son claras:
Solicitud de nuevo ingreso
Relevamiento del perfil
Reclutamiento y selección
Operaciones de RRHH
Onboarding
Suena ordenado. El problema empieza cuando hay que bajar eso a tierra.
En la solicitud de nuevo ingreso, ¿quién aprueba la vacante? ¿Ya estaba presupuestado?
En el relevamiento del perfil, ¿tenemos una Job Description? ¿Este puesto tiene beneficios adicionales? ¿Cómo definimos el rate salarial?
En reclutamiento y selección, ¿hay criterios unificados de evaluación? ¿Quién da el visto final y en qué plazo? ¿Cuántas entrevistas realizamos y con quienes?
En operaciones de RRHH, ¿contamos con los datos necesarios para confirmar su ingreso? ¿Quién carga al nuevo ingreso en nómina y en qué momento? ¿Quién configura sus herramientas de trabajo?
En el onboarding, ¿Quién asigna los permisos? ¿Cuántas reuniones tendrá en su primer día el nuevo ingreso? ¿Hacemos una evolución después de 45 días?
Cuando estas preguntas no tienen respuestas consistentes, el proceso no existe. Hay acciones, sí. Pero no hay diseño compartido.
Lo que el nuevo sistema deja al descubierto
Antes de implementar esto, las cosas se resolvían hablando. Un mail, un mensaje, una llamada.
Había flexibilidad, pero también dependencia de personas clave y mucho margen gris.
Cuando se implementa el HRIS, hay que configurar responsables, tiempos, estados, validaciones. Y ahí empiezan los desajustes:
Vacantes que se aprueban por fuera del sistema.
Perfiles que se redefinen a mitad de búsqueda.
Candidatos que avanzan sin criterios claros.
Datos incompletos al confirmar un ingreso.
Improvisación y tareas pendientes en el primer día.
El sistema no está fallando. Está mostrando inconsistencias estructurales de RRHH.
Lo que antes era informal ahora queda registrado. Se puede medir. Se puede mejorar.
El costo real de no tener procesos
Tiempo. En RRHH terminamos actuando como intermediarios constantes entre áreas que nunca acordaron reglas claras. El sistema, en lugar de simplificar, se vuelve un espacio de corrección permanente.
Calidad de datos. Si cada etapa se interpreta distinto según el área, los indicadores pierden sentido. El “tiempo de cobertura” no es comparable. Los KPIs no reflejan la realidad. Se generan reportes, pero no decisiones sólidas.
Desgaste operativo. Cuando el sistema evidencia demoras o incumplimientos, aparecen fricciones. La Dirección pide explicaciones. Un área de RRHH intentando sostener una estructura que nunca fue formalmente diseñada. Equipo de trabajo totalmente desconectado y sobrecargado.
Nada de esto lo genera la tecnología.
Lo genera la ausencia de un Modelo de Operaciones de RRHH. A mi me gusta verlo como un Sistema Operativo.
Digitalizar tareas no equivale a tener procesos. Pensar en automatizar algo en ese estado es inviable. Mucho menos aplicar IA y es algo que muchos venden como solución mágica e instantánea.
Modelo Operativo de RRHH.
Generalmente el problema no sea la adopción ni la herramienta (O quienes la operan, porque siempre buscamos culpables)
Es que, definitivamente, nunca bajaste el proceso a tierra y no tu empresa no tiene Modelo Operativo de RRHH.
El sistema que implementaste, solo lo dejó en evidencia.
En la próxima parte vamos a abordar otra ilusión frecuente: creer que la tecnología, por sí sola, ordena. Porque cuando el proceso no existe, ningún sistema puede compensarlo. Solo puede mostrar que hace falta diseñarlo.
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